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Wie wir mit Ihren Dokumenten und Daten umgehen

Ihr Dokument liegt bei uns: Was Sie hochladen, liegt auf unseren Servern in Europa – unter einem zufälligen Namen in einem privaten Speicher, nie über eine öffentliche Adresse erreichbar, nur für Sie nach der Anmeldung sichtbar. Bei uns sieht niemand Ihre Dokumente ein.

Wer es liest: Sobald Sie ein Dokument hochladen, liest eine künstliche Intelligenz – das Sprachmodell «Claude» des Anbieters Anthropic – eine Kopie und schlägt vor, um welche Institution und welche Art von Dokument es sich handelt, welche Angaben wichtig sind und was Sie damit tun könnten.

Was übermittelt wird: Nur der Inhalt des Dokuments – bei PDFs die ersten zehn Seiten, Fotos in verkleinerter Auflösung. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Name der verstorbenen Person und der Dateiname werden nicht mitgeschickt.

Wo das geschieht – und was mit der Kopie passiert: Der Anbieter liest die Kopie in den USA. Die Übermittlung ist verschlüsselt, und ein Vertrag verpflichtet den Anbieter zur Vertraulichkeit und zum Schutz Ihrer Daten nach europäischem Standard. Er nutzt Ihre Dokumente nicht, um seine Modelle zu trainieren, und bewahrt die Kopie nach der Erkennung höchstens 30 Tage auf. Nur Inhalte, die seine automatischen Sicherheitssysteme als problematisch markieren, kann er länger – bis zu zwei Jahre – aufbewahren. Die hochgeladene Datei selbst bleibt die ganze Zeit bei uns in Europa.

Was wir speichern: Das Ergebnis der Erkennung – Institution, Dokumentart, die wichtigsten Angaben und die Empfehlung – wird zusammen mit dem Dokument in unserer Datenbank in Europa gespeichert.

Sie entscheiden: Die Erkennung ist ein Vorschlag und kann sich irren. Nichts wird ins Inventar, zu den Verträgen oder in einen Brief übernommen, bevor Sie es bestätigen. Prüfen Sie Nummern und Beträge, korrigieren Sie, was nicht stimmt, oder wählen Sie «Nichts zu tun».

Löschen: «Entfernen» löscht ein Dokument samt Erkennungsergebnis sofort und endgültig. Löschen Sie den Nachlass oder Ihr Konto, verschwinden alle Daten sofort und endgültig; aus den Sicherungskopien der Datenbank sind sie spätestens nach sieben Tagen verschwunden. Beim Anbieter gilt die oben genannte Aufbewahrungsdauer. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Wenn Sie ein Dokument lieber nicht automatisch lesen lassen möchten: Erfassen Sie die Angaben von Hand im Inventar oder bei den Verträgen – dafür müssen Sie das Dokument nicht hochladen.