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Wie wir mit Ihren Dokumenten und Daten umgehen

Wer liest Ihre Dokumente: Sobald Sie ein Dokument hochladen, liest es eine künstliche Intelligenz – das Sprachmodell «Claude» des Anbieters Anthropic – und schlägt vor, um welche Institution und welche Art von Dokument es sich handelt, welche Angaben wichtig sind und was Sie damit tun könnten. Bei uns sieht niemand Ihre Dokumente ein.

Was übermittelt wird: Nur das Dokument selbst – bei PDFs die ersten zehn Seiten, Fotos in verkleinerter Auflösung. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Name der verstorbenen Person und der Dateiname werden nicht mitgeschickt.

Wo das geschieht: Der Anbieter verarbeitet das Dokument in den USA. Die Übermittlung ist verschlüsselt, und ein Vertrag verpflichtet den Anbieter zur Vertraulichkeit und zum Schutz Ihrer Daten nach europäischem Standard.

Was der Anbieter mit dem Dokument tut – und was nicht: Er nutzt Ihre Dokumente nicht, um seine Modelle zu trainieren, und bewahrt sie nach der Erkennung höchstens 30 Tage auf. Nur Inhalte, die seine automatischen Sicherheitssysteme als problematisch markieren, kann er länger – bis zu zwei Jahre – aufbewahren.

Was wir speichern: Das Ergebnis der Erkennung – Institution, Dokumentart, die wichtigsten Angaben und die Empfehlung – wird zusammen mit dem Dokument in unserer Datenbank auf Servern in Europa gespeichert. Dokumente liegen unter zufälligen Namen in einem privaten Speicher und sind nie über eine öffentliche Adresse erreichbar.

Sie entscheiden: Die Erkennung ist ein Vorschlag und kann sich irren. Nichts wird ins Inventar, zu den Verträgen oder in einen Brief übernommen, bevor Sie es bestätigen. Prüfen Sie Nummern und Beträge, korrigieren Sie, was nicht stimmt, oder wählen Sie «Nichts zu tun».

Löschen: «Entfernen» löscht ein Dokument samt Erkennungsergebnis sofort und endgültig. Löschen Sie den Nachlass oder Ihr Konto, verschwinden alle Daten sofort und endgültig; aus den Sicherungskopien der Datenbank sind sie spätestens nach sieben Tagen verschwunden. Beim Anbieter gilt die oben genannte Aufbewahrungsdauer. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Wenn Sie ein Dokument lieber nicht automatisch lesen lassen möchten: Erfassen Sie die Angaben von Hand im Inventar oder bei den Verträgen – dafür müssen Sie das Dokument nicht hochladen.